Réflexions

jeudi 29 juillet 2010

De l'art de (bien) rédiger son CV

Par Mathieu Nebra le jeudi 29 juillet 2010, 10h35

Rédiger son CV est un passage obligé de toute recherche d'emploi ou de stage. Si vous n'êtes pas encore passé par là, ça ne saurait tarder. Si vous l'avez déjà fait, je suis prêt à parier que vous vous posez des questions : mon CV est-il correct ? Respecte-t-il les bonnes règles ? Comment puis-je paraître au-dessus du lot des autres candidats ?

Ces questions, je me les suis moi aussi posées. Bien que je me sois lancé dans l'entrepreneuriat dès la sortie de mes études, avec la création de Simple IT, je suis moi aussi passé par l'étape de recherche de stage. J'ai donc été confronté à la rédaction de mon CV (ainsi qu'aux entretiens qui ont suivi).

Par chance, je suis passé "de l'autre du côté du miroir" avec Simple IT. En effet, je fais passer la plupart des entretiens d'embauche de Simple IT (pour des CDI, stages et alternances). Je suis parfois assisté par Pierre, mais globalement j'ai participé à quasiment tous les entretiens depuis le lancement de la boîte. Cela m'a ouvert les yeux et m'a fait prendre énormément de recul sur la rédaction de CV et l'attitude à adopter en entretien.

Ce sont toutes ces choses que j'ai découvertes en devenant employeur que je souhaite partager avec vous aujourd'hui. Des choses que l'on ne vous a pas dites ou sur lesquelles vous avez peut-être une idée arrêtée. Ces conseils sont les miens, en toute humilité : ne les prenez pas pour argent comptant, faites preuve d'esprit critique... mais je suis sûr qu'ils vous parleront. :o)

Ayez du recul sur les cours de création de CV

Avant tout, je souhaite parler de ces "fameux cours de rédaction de CV". Lors de mes études supérieures, j'ai eu au moins 3 cours de ce type (un chaque année), censés m'aider à améliorer mon CV. A chaque fois, un prof-intervenant différent venait m'expliquer que ce qu'on m'avait fait faire l'année dernière était mauvais et qu'il fallait tout changer. Et accessoirement, que si je voulais avoir la moyenne à ce cours, j'avais intérêt à suivre les conseils du prof de cette année et non de celui de l'année précédente.

Je crois que j'aurai tout entendu lors de ces cours :

"Il faut absolument mettre votre nom en haut à gauche et non en haut à droite"
"Placez vos diplômes en premier sur votre CV"
"Ne dépassez surtout pas une page !"
"Indiquez les dates de vos expériences passées à gauche et leur durée à droite sur chaque ligne"

Vous voulez que je vous dise ? DES CLOUS ! Tout ça, c'est des clous !

Comme cela venait d'un prof, j'avais tendance à considérer qu'il avait raison, que l'on m'apprenait la vérité absolue, et en tant qu'élève j'avais intérêt à m'exécuter si je voulais avoir une bonne note. J'ai cependant commencé à avoir de sérieux doutes en voyant les profs se contredire les uns les autres chaque année.

Une seule règle : pas de règle absolue

L'intention de ces cours était sûrement bonne. On m'a d'ailleurs donné des conseils intéressants qui m'ont aidé à améliorer mon CV. Mais on ne m'a pas donné le conseil le plus important de tous :

Il n'existe aucune règle absolue à respecter scrupuleusement pour avoir un bon CV.

Ouf ! Ca fait un poids en moins de l'avoir enfin dit.

Ne vous enfermez pas dans un canevas, ne vous fixez pas des pseudo-règles "parce qu'on vous l'a dit". Faites preuve de recul (oui, plus facile à dire qu'à faire, mais ce billet tout entier est là pour ça ;o). Il n'y a pas une bonne façon de faire un CV mais des centaines. Et il y a aussi des tonnes de façons de se planter.

Il n'y a donc pas de règle gravée dans le marbre que suivent scrupuleusement les DRH (Directeurs des Ressources Humaines) des entreprises. Jamais un DRH ne s'écrira en voyant un CV "Ohla mais il fait 2 pages ! La règle c'est 1 page ! Je jette !" (Nota Bene : ce type de personnage existe peut-être, mais c'est un cas isolé à ignorer). En fait, il faut vous mettre à la place du DRH qui doit trier les CV, et c'est justement la chance que j'ai et que je souhaite vous faire partager.

Quelques conseils pour préparer votre CV

Les conseils qui vont suivre ne sont pas des règles : ce sont juste des conseils de bon sens, que vous pouvez appliquer comme bon vous semble ensuite. Je ne vous dirai pas comment faire votre CV, mais plutôt dans quel état d'esprit celui-ci doit être rédigé.

Adaptez votre CV à vous-même

Prenez le temps de vous demander ce qui vous caractérise vraiment. Qu'est-ce qui fait que vous êtes unique, différent des autres ? Non, ne me dites pas que vous êtes un moins que rien fondu dans la masse, ne partez pas avec cet état d'esprit. :D

Qui que vous soyez, quel que soit votre niveau d'études ou d'expérience professionnelle, votre parcours est unique. Il faut que votre CV reflète votre identité. Par exemple, si vous êtes un graphiste et donc un créatif, montrez-le : faites un CV original, en mode paysage par exemple, qui ressorte.

Si, comme moi, vous êtes un handicapé des outils de dessin, n'essayez pas de faire pareil. Vous pouvez très bien faire un bon CV sans savoir manier Photoshop. Si vous êtes développeur par exemple, consacrez une bonne place aux technos et langages que vous connaissez. Groupez-les intelligemment par blocs si vous en connaissez beaucoup. Ne cherchez pas à en mettre plein la vue non plus à indiquant des tonnes de compétences s'il y en a que vous n'avez pas du tout. J'ai vu des gens le faire et je n'ai pas été dupe.

Enfin, s'il y a beaucoup à dire sur vous, ne vous cantonnez pas à une page de CV. C'est vrai, il est courant de voir des CV d'une page en France et dans beaucoup de pays, mais ce n'est pas une règle. Il serait par exemple idiot d'essayer de faire tenir 30 ans d'expérience professionnelle sur une seule page.

En résumé : la forme de votre CV en dit long sur vous. Non soigné, mal aligné, avec des fautes, on devinera que vous êtes quelqu'un de négligent. Et on aura raison. Si vous envoyez un CV mal fini à un employeur, vous n'êtes pas sérieux et pas crédible. Cela signifie que vous ne tenez pas absolument à ce poste. Si vous voulez sortir du lot, commencez donc par montrer, avec la forme de votre CV, que vous êtes organisé et discipliné.

Adaptez votre CV à votre employeur

Qui a dit que vous deviez faire 1 seul CV ? Bien entendu, si vous mettez en ligne votre CV, vous ne pouvez en afficher qu'un seul. Mais si vous envoyez un CV à un employeur, que ce soit pour un poste précis ou au petit bonheur la chance parce que vous aimez la boîte, prenez le temps de vous renseigner sur cette entreprise.

Ce sont des jeunes, développeurs chevronnés, adeptes des méthodes agiles et de l'extreme programming ? Vous allez gagner des points si vous mettez en avant vos expériences en la matière. Modifiez un peu votre CV pour faire remonter les informations qui vont donner envie au recruteur de vous rencontrer : parlez des langages récents, de votre passion pour les tests unitaires et l'intégration continue. Je vous garantis que vous aurez au moins un entretien.
Ce ne sont pas des techniciens, ils ne connaissent rien à l'informatique mais ont besoin de quelqu'un pour s'occuper de leur site web ou de l'architecture informatique de l'entreprise ? Ne soyez pas trop technique avec eux, ils ne comprendront pas les termes complexes, tout juste savent-ils qu'ils veulent faire du "Java" ou du "PHP" parce que c'est très utilisé et éprouvé. Par contre, vous pouvez sortir du lot si vous partagez l'état d'esprit de l'entreprise. Ils font du "Green business" et conçoivent des panneaux solaires ? Parlez vos expériences écolo si vous en avez, ou de vos centres d'intérêt en rapport avec le sujet. Ne mentez jamais, mais sachez faire remonter une information que vous n'aviez pas forcément prévue de mettre si ça "colle" avec l'entreprise.
C'est une entreprise de communication, dans laquelle vous avez beaucoup de contacts avec des gens ? Vous pouvez mettre une photo (bien que ce ne soit pas obligatoire), si celle-ci montre que vous savez être bien habillé, souriant et agréable. A part dans ce type de cas de figure, il n'est absolument pas nécessaire de mettre votre photo. Vous pouvez le faire si ça vous chante, mais ne vous sentez pas obligé.
C'est une grande entreprise du CAC 40 qui emploie des dizaines de milliers de salariés ? Leur truc à eux, en France en particulier, ce sont les études et les diplômes. Si vous en avez fait des bonnes, que vous avez été bien classé, mettez cela en avant en tout premier dans votre CV. Mettez en valeur vos expériences professionnelles passées, en retenant en priorité les plus grosses entreprises. Renseignez-vous sur les technos utilisées, mais ne soyez pas trop technique là encore : le DRH qui lira votre CV ne connaît rien à la technique. Par contre, il sait faire la différence entre un CV bien mis en forme (voir plus haut) et un CV négligé.

Il y a des dizaines de façons de s'adapter à l'employeur. Rien ne vous interdit de le faire, au contraire, vous avez tout intérêt à y penser. Il ne s'agit pas de refaire un CV entier à chaque fois, juste de faire en sorte qu'il colle au mieux avec l'entreprise.

J'ai déjà reçu des CV "ultra-personnalisés" aux couleurs du SdZ avec un Zozor dessus. Ce type de CV ne passe pas inaperçu, mais ce n'est pas courant. C'est un peu quitte ou double selon l'employeur, qui peut apprécier ou non ce type de démarche.

Bien souvent, le CV contient une phrase d'accroche qui résume rapidement votre souhait "Développer mon goût du relationnel à l'international", "Mettre en pratique mes compétences en développement web pour un stage de 3 mois", etc. Je vous conseille d'adapter cette phrase à l'employeur pour qu'elle colle au poste que vous visez.

En résumé : n'hésitez pas à adapter un peu votre CV lorsque vous l'envoyez à un employeur précis. Il n'y a aucun mal à l'adapter pour qu'il colle au mieux, mais ne mentez surtout pas. Si vous voulez postuler pour un poste en développement PHP et que vous n'y connaissez rien, inutile d'aller plus loin. Vous serez très rapidement découvert et, dans ce cas je peux vous le garantir, vous serez éliminé d'office.

Restez clair et rapidement lisible

Qu'est-ce qui caractérise un DRH avant tout ? Il reçoit beaucoup de CV. C'est son job.

Il n'a donc pas beaucoup de temps. Faites-lui en gagner en lui donnant les informations dont il a besoin. Il faut qu'elles sautent aux yeux. Il vous en sera reconnaissant et voudra très certainement vous rencontrer.

Les différentes parties de votre CV doivent donc apparaître très clairement : compétences, diplômes, expériences, passions... L'ordre importe peu (sauf si vous vous adaptez à un employeur précis, voir plus haut), mais on veut pouvoir y trouver l'information qu'on cherche rapidement. Sinon c'est la corbeille. Mettez donc des titres bien uniformes que l'on repère de loin.

Il y a peut-être une règle communément admise par ailleurs, c'est de faire apparaître votre profil en haut : nom, prénom, téléphone, date de naissance, photo éventuelle... Là encore, du temps que c'est clair et qu'on a l'information qu'on recherche rapidement, on s'en moque royalement que votre nom soit en haut à droite au lieu d'en haut à gauche.

Enfin, une petite remarque pour ceux qui envoient les CV par e-mail comme cela se fait de plus en plus. Privilégiez à tout prix le format PDF. Oui je sais, à peu près toutes les entreprises du monde ont Word et pourront lire votre CV sans problème... mais en êtes-vous si sûr ? Avec les récentes versions de Word, les formats de fichiers se sont multipliés : .doc, .docx, .odt... Seul le format PDF vous garantit un affichage comme vous le souhaitez. Entre les différentes versions de Word et d'OpenOffice, des choses changent. Et si le PC du destinataire n'a pas votre super police, il risque d'avoir des soucis d'affichage... problème que les PDF n'ont pas.

Lorsque vous nommez le fichier PDF de votre CV, ne l'appelez pas "cv.pdf". Mettez-y votre nom : "CV - Mathieu Nebra.pdf". C'est tout bête, mais vous n'êtes pas seul. Votre employeur vous sera reconnaissant de pouvoir reconnaître votre CV au premier coup d'oeil.

En résumé : soyez clairs et concis, faites gagner du temps à votre employeur. Il vous en sera reconnaissant et cela l'encouragera à vouloir vous rencontrer.

Supprimez sans pitié ce qui n'est pas important

Au début, votre CV est un peu vide et vous en avez honte : pas d'expérience professionnelle, peu de connaissances... Vous essayez parfois de meubler comme vous pouvez : soit, mais ne mentez pas.

Petit à petit, tout ceci va cependant se multiplier : vous allez avoir de nombreuses petites expériences et de nombreuses connaissances. Faut-il tout mettre ? Non ! Au début, cela peut être intéressant d'indiquer que vous avez fait les vendanges ou que vous avez fait caissier au Carrefour du coin : cela montre que vous avez appris à travailler en milieu professionnel et que vous n'êtes pas resté chez vous à vous tourner les pouces. Bref, que vous savez bosser. Donc à ce moment-là, c'est bien de le mettre.

Cependant, lorsque vous commencez à évoluer dans vos études, vous allez rajouter des expériences plus précises, plus techniques peut-être. Au bout d'un moment, votre expérience des vendanges n'aura plus rien à faire là. Sachez repérer ce moment. Demandez-vous ce qu'apporte la ligne sur les vendanges : que vous savez travailler dur ? Si vos expériences ultérieures montrent que vous avez su travailler dur, inutile d'y mettre un travail de quelques semaines que vous avez fait il y a 10 ans. Cela fera plus tâche qu'autre chose.

Vous pouvez par ailleurs remplir la section "Passions" ou "Hobbies". Elle n'est pas obligatoire, mais elle est intéressante, pour peu qu'on l'utilise correctement. Parlez de ce qui vous caractérise vraiment : l'employeur aime bien cerner la personnalité des candidats, comprendre qui ils sont. Ce n'est pas forcément pour vous juger, juste pour mieux vous connaître. Indiquez donc vos hobbies si vous en avez, mais par pitié : évitez le sempiternel trio "Cinéma, lecture, voyages". Tout le monde fait ça, à tel point que plus aucun employeur n'y croit. Vous allez au cinéma de temps en temps ? C'est cool, moi aussi. Je vais même au resto des fois. En revanche, si vous êtes vraiment fondu de cinéma, que vous parlez tout le temps de ça, que vous êtes incollable sur le sujet et que vous avez monté une association, alors là oui, vous pouvez vous permettre d'en parler.

En résumé : lorsque votre CV est terminé, regardez-le à nouveau d'un oeil critique et supprimez sans ménagement ce qui ne sert à rien. Ne cherchez pas à meubler des sections vides : ne mettez rien, cela rendra votre CV plus digeste et il ira ainsi plus facilement à l'essentiel. Cela fera gagner du temps au recruteur (qui appréciera).

Quelques exemples

Je reçois beaucoup de CV, bons comme mauvais. Je ne me permets cependant pas d'en publier ici sans autorisation de leurs auteurs.

Nous allons en voir deux : l'un d'un développeur, l'autre d'un graphiste. Cela vous montrera la diversité qui existe dans les CV et vous encouragera, je l'espère, à améliorer votre CV pour qu'il vous reflète au mieux.

CV de développeur

Un cas intéressant à étudier est celui de Cam (Camille Bouiller), ex-community manager du Site du Zéro. Je l'ai conseillé et guidé dans la création de son CV pour sa recherche d'emploi. Comme il en a conservé les différentes versions, il est intéressant de voir l'évolution.

Avant

On distingue mal ses compétences, celles-ci ne sont pas vraiment triées par catégories. Il ne met pas assez en avant ses compétences web. Il sait utiliser Word, soit, mais pratiquement tout le monde sait utiliser Word de nos jours. Or, on distingue plus facilement Word que Django, alors qu'il recherche justement un poste en développement web.

Ses expériences sont assez nombreuses, un peu trop même. On n'arrive pas à voir en quoi elles sont intéressantes. Qu'est-ce qui fait qu'elles sont uniques et qu'a-t-il accompli vraiment ?

Enfin, étant donné qu'il possède peu de diplômes, il n'a pas trop intérêt dans son cas à commencer son CV par les formations. Il devrait plutôt mettre en avant ses compétences et ses expériences, qui ne sont pas négligeables.

Après

Après plusieurs discussions et aller-retours, son CV a beaucoup évolué. Ce n'est pas vraiment encore la version finale, mais ce que vous voyez là a déjà beaucoup été amélioré :

Les compétences sont mises en avant, regroupées par thème. Des barres indiquent de façon visuelle assez lisible son niveau, tel qu'il l'évalue. Les employeurs sont sensibles à l'auto-évaluation : bien sûr c'est subjectif, mais cela donne une idée d'où vous vous situez. Faites un système d'évaluation à 3 niveaux, pas beaucoup plus, afin de limiter les écarts d'appréciation.

Bien entendu c'est encore améliorable, en particulier ça manque d'alignement au niveau des compétences ce qui les rend un peu difficiles à lire... mais c'est toujours mieux qu'avant !

Les expériences sont plus visuelles elles aussi, avec une capture d'écran et plus de détails sur le site. Par exemple, sa participation en tant que designer sur le Site du Zéro indique des statistiques de trafic plus précises, et pas seulement "Grande communauté informatique". De même pour presse-citron. Le fait de donner des statistiques précises, quantifiables, permet vraiment de valoriser votre expérience. "Grande communauté d'informatique" peut vouloir dire tout et n'importe quoi, c'est subjectif. En revanche, "2 millions de visiteurs uniques mensuels" ou "Premier blog high-tech français", ça c'est précis et c'est parlant !

Les autres expériences, jugées sensiblement moins importantes, sont aussi présentes mais dans un format condensé, qui indique les technos utilisées. C'est très lisible, et cela permet de se concentrer sur les expériences les plus importantes sans oublier les autres. Enfin, à chaque fois, il indique sous quel statut il a effectué ce travail.

Il a choisi de regrouper formation et loisirs : c'est assez peu commun, mais pas très choquant non plus. Il aura tout le loisir d'expliquer son parcours scolaire atypique en entretien, mais aura su sortir du lot grâce à ses compétences et son expérience.

Aux dernières nouvelles, Camille a passé plus d'une dizaine d'entretiens, été appelé par des cabinets de chasseur de têtes et a reçu une promesse ferme d'embauche de la part d'une start-up de développement web parisienne. ;o)

CV de graphiste

Intéressons-nous à un type de CV un peu différent, qui va vous montrer que l'on peut faire preuve de créativité dans un CV.

Il s'agit du CV de Fan Jiyong, graphiste émérite à qui l'on doit le logo du SdZ, les couvertures des Livres du Zéro, nos affiches, flyers, etc. Voici le CV de Jiyong :

(Notez qu'il s'agit d'une version simplifiée qui ne contient pas son vrai nom)

Le CV est tout d'abord original dans son format : il est orienté en mode paysage. Ce n'est évidemment pas courant, mais ce n'est pas gênant car on repère très bien les informations dont on a besoin : parcours professionnel, compétences, formations... Les passions se passent de titre et se permettent même d'être originales, puisque présentées en bas sous forme de petits carrés.

En somme, le CV est riche mais toujours très lisible. On regrettera cependant, car il y a bien un bémol, que les informations sur l'âge et les sites web en haut à droite ne soient pas très lisibles.

Globalement cela est très clair et suit une vraie logique. On apprécie aussi là encore qu'il se soit auto-évalué dans ses compétences techniques. On ne lui demande pas de se mettre une note sur 20, mais plutôt de nous donner une idée : est-ce qu'il connaît un peu, très bien, ou a-t-il juste des notions ?

Jiyong vient d'être embauché par Simple IT comme premier graphiste web & print. Il commencera début septembre. Il travaillera aussi bien sur les prochaines couvertures des livres que sur l'ergonomie et le design du Site du Zéro. :o)

Le mot de la fin

Ainsi s'achève ce (long) billet. J'espère qu'il vous aura permis de mieux comprendre ce qu'est un CV et ce qu'il n'est pas. Il vous aura peut-être aussi donné des idées pour votre CV : n'hésitez pas, c'est le moment ou jamais de l'améliorer (voire de le créer, il n'y a pas d'âge !).

Souvenez-vous : votre CV vous représente. A lui seul, il en dit long sur vous. Soignez-le ! :o)

28 commentaires

vendredi 18 juin 2010

S'organiser ou périr

Par Mathieu Nebra le vendredi 18 juin 2010, 16h19

Le titre est un peu provocateur, j'avoue, mais il a le mérite d'être très clair sur un sujet qui occupe beaucoup mon esprit ces derniers temps : l'organisation (et l'efficacité) personnelle.

Vous pouvez vous douter que nous n'avons pas chômé ces derniers mois et que nous n'avons pas prévu de nous arrêter. Nous avons beaucoup de projets pour le site, pour les livres et pour Simple IT en général. Tant de sujets à traiter que l'on se demande parfois comment il est possible de tout réaliser. Et les journées, elles, font toujours 24 heures.

Imaginez que vous êtiez en train de corriger une erreur de typographie dans un des livres, et qu'à ce moment-là votre ordinateur vous annonce que vous avez 8 e-mails plus ou moins importants à lire ce matin, que votre associé en face vous signale qu'il ne faut pas oublier de payer le loyer dans une semaine, qu'un développeur débarque en trombe et vous signale que le serveur rame et que plus personne n'a accès au site, que votre blackberry vibre en même temps pour vous signaler un entretien dans 15 min... et qu'à ce moment-là vous avez une idée pour améliorer l'ergonomie de votre site web.

Il y aurait de quoi devenir maboul. C'est pourtant, sans trop caricaturer, ce à quoi ressemblent mes journées depuis quelques temps.

Les ouvrages sur l'organisation personnelle

J'ai commencé à m'intéresser très sérieusement aux ouvrages sur l'organisation personnelle. J'ai découvert qu'il en existait des milliers et des milliers, souvent rédigés par des "gourous" américains qui ont publié des best-sellers sur telle ou telle méthode miracle pour sauver les cadres stressés dans les grandes entreprises. Difficile de faire un choix dans tout cela, mais sur des conseils de connaissances j'ai quand même réussi à en sélectionner deux :

S'organiser pour Réussir (Getting things done), par David Allen
Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent (7 Habits Of Highly Effective People), de Stephen R. Covey

J'ai les deux livres sur mon chevet depuis quelques temps. Ils ont en commun d'avoir été rédigé par 2 de ces fameux "gourous" américains qui dès l'avant-propos rappellent à quel point leur méthode est la meilleure et combien ils ont aidé de gens connus. C'est un peu lourd, mais j'ai découvert que c'était à peu près pareil pour tous les livres du genre en particulier chez les auteurs américains.

Passé cette première étape un peu lourde qui ferait presque livre de secte ("moi je suis le meilleur, lisez mon livre et vous allez voir la Lumière"), il se trouve que le contenu de ces livres est réellement intéressant. J'ai dévoré le premier (Getting things done), et suis en train d'attaquer la lecture du second.

Getting things done, ça marche ?

Getting things done

Je recommanderais la lecture de Getting things done à tout le monde : vous n'avez pas besoin d'être chef d'entreprise pour en profiter, ses conseils concernent réellement tout le monde (même pour la vie personnelle). Le style est clair et fluide. Le livre pourrait n'être qu'une succession de conseils de bon sens, mais il a surtout le don d'ouvrir les yeux sur les problèmes que l'on rencontre tous les jours et que l'on ne cherche pas vraiment à résoudre. Par exemple, sur mon exemple du début, il se passe beaucoup de choses en même temps et il y aurait de quoi être particulièrement stressé, mais il est au contraire possible de rester (à peu près) serein. ;o)

En deux mots, l'auteur recommande de tout, TOUT, TOUT noter. "Les paroles s'envolent, les écrits restent" dit-on. C'est on ne peut plus vrai, d'autant plus quand vous pensez à beaucoup de choses régulièrement. Le conseil est donc de tout écrire, tout ce qu'on doit faire, et de réunir ces idées et tâches dans un même endroit (une boîte d'entrée). En ce qui me concerne, dès qu'on me dit quelque chose, je sors généralement un post-it ou mon carnet de notes, j'écris ce qu'il ne faut pas oublier et je le mets temporairement de côté. Cela a l'avantage de me libérer immédiatement l'esprit et de ne pas continuellement me dire "mince, il ne faut pas que j'oublie ça", ou encore "bordel, je pensais à un truc super important et je viens d'oublier !".

Ensuite, dès que les choses se sont un peu calmées et que j'ai quelques minutes de libre, je prends ma boîte d'entrée pleine de post-it et je les analyse rapidement un à un. Si la tâche demande moins de 2 minutes, je l'exécute tout de suite et je jette le post-it. Si elle demande plus de temps, je la saisis dans ma liste de tâches (en l'occurrence dans notre ERP), je lui affecte une priorité et une date limite. Puis je jette le post-it et je l'oublie.

Une liste de tâches géante, mais gérable

Honnêtement, ma liste de tâches aurait de quoi faire peur : j'en avais 20-30 au début, mais ça peut monter à 50, 80 ou même plus de 100 très rapidement. Je pourrais me cloner 3 ou 4 fois que ce ne serait pas suffisant pour tout traiter maintenant. Alors plutôt que de paniquer et de me dire que je n'y arriverai jamais, je revois continuellement ma liste de priorités.

Une astuce très intéressante que j'ai retirée de ce livre est de classer les tâches dans des timeboxes ("zones de temps"). Il y a les tâches à exécuter :

Aujourd'hui
Cette semaine
Ce mois-ci
Plus tard

Contrairement à une mauvaise idée que j'avais eue avant la lecture du livre, il ne faut pas faire de planning détaillé et dire "je ferai ces tâches le lundi, ces tâches le mardi, ces autres tâches le mercredi...". Ca ne marche pas. Juste ça ne marche pas.

Pourquoi ? Parce que notre quotidien est constitué au moins à 50% d'imprévus : le téléphone qui sonne est un imprévu (et ça peut durer une demi-heure ou plus), le développeur qui débarque pour vous dire que le serveur ne répond plus c'en est un aussi, etc. Par conséquent, on ne parvient pas à respecter ses engagements au jour le jour et cela nous frustre, nous donne l'impression d'être "nul".

L'astuce consiste à faire passer les tâches d'une timebox à une autre. Par exemple, chaque jour je prends quelques tâches prévues pour cette semaine et je les fais passer dans la timebox "aujourd'hui". Chaque début de semaine je prends des tâches prévues pour ce mois et je les fais passer dans la timebox "cette semaine"... et ainsi de suite. A la fin de la journée, je vide ma timebox du jour et refais passer les tâches dans la section "cette semaine".

Bien entendu, je ne parviens pas toujours à réaliser toutes les tâches que j'avais prévu pour la journée (c'est même assez rare) mais grâce à cette méthode j'ai réussi à mieux m'organiser et moins paniquer devant une grande liste de tâches. Au moins, à tout moment, je sais ce que je peux faire (je ne suis pas noyé dans une liste de 50 tâches) et je décide en toute quiétude quoi faire. Si je suis en forme j'attaque une tâche complexe du jour, si je suis fatigué je fais un truc simple comme ranger des papiers.

Quels logiciels pour gérer ses tâches ?

Contrairement à ce que vous pourriez penser, il n'y a pas que des logiciels. Pour beaucoup de personnes, la méthode manuelle avec un crayon et un papier marche très bien, pour peu qu'on sache la gérer.

Bien entendu, il existe de nombreux logiciels, dont beaucoup sont basés sur cette méthode. Tout ce que je peux vous dire c'est que je n'en ai rencontré aucun de concluant pour le moment. J'utilise actuellement notre ERP (OpenERP) qui a un certain nombre de défauts mais qui reste un des plus pratiques, notamment car on peut déléguer des tâches à d'autres personnes de l'entreprise facilement.

Je suis tombé récemment sur Getting Things Gnome! sous Ubuntu qui est un logiciel intéressant. Simple, certes, mais probablement un des plus pratiques que j'ai pu rencontrer. Par contre il ne gère pas automatiquement le concept des timeboxes ce qui est pour moi assez gênant. Chacun en fera de toute façon un usage différent.

Il existe aussi de nombreux services web dont beaucoup sont rapidement payants. Aucun ne m'a jusqu'ici vraiment convaincu, mais si vous en trouvez un bon n'hésitez pas à partager, ça pourra servir à d'autres personnes. ;o)

21 commentaires

mardi 2 mars 2010

L'étape de la première embauche

Par Pierre Dubuc le mardi 2 mars 2010, 18h51

A la fin du mois de novembre 2009, Simple IT a réalisé ses 2 premières embauches. Cet évènement n'a pas été anodin pour la société car il représente un saut important, une réelle étape dans notre croissance. Nous avons franchi un seuil pour lequel il a fallu travailler beaucoup et réaliser de nombreuses démarches. Ce billet a pour objectif de faire un petit tour d'horizon de ce qu'il a fallu faire pour embaucher notre premier salarié.

Le contrat de travail et ses conditions

Paperasse administrative Tout d'abord, il a fallu rédiger un contrat de travail cohérent avec le poste. Nous aurions pu adapter des modèles trouvés sur Internet mais nous avons plutôt choisi la sécurité en optant pour les services d'un bon avocat, qui a rédigé un contrat de travail valide, conforme à la législation et bien adapté à notre structure. Ceci est très important car le contrat de travail restera potentiellement pour des années, pour tous nos salariés. Un article mal rédigé peut fortement porter préjudice tant à l'entreprise qu'aux salariés.

Lors de la rédaction du contrat de travail, il a aussi fallu choisir une convention collective d'entreprise. C'est un accord reconnu par les entreprises et les syndicats, négocié par branche (métallurgie, industrie chimique, transport, etc.). La convention collective adapte la loi du travail aux spécificités du métier de chaque branche. Celle-ci ne peut pas offrir moins de garanties et de droits aux salariés que la loi du travail, qui reste le minimum à avoir. La convention collective apporte généralement des "plus" (plus de congés payés, de salaire, etc.). Dans notre cas, nous avons choisi celle correspondant le plus à notre métier : la publication de cours au format web et papier. Nous sommes donc une maison d'édition à part entière. Par conséquent, notre convention collective est celle du métier de l'édition.

Les démarches administratives

La Déclaration Unique d'Embauche ou DUE

Logo de l'URSSAF Les démarches administratives sont simplifiées avec la DUE que l'on peut remplir directement sur le portail net-entreprises.fr. En 5 minutes, tout est transmis électroniquement à l'URSSAF, au Pôle Emploi, à la sécurité sociale, etc. Malheureusement, même si le principe est très intéressant, tout n'est pas si facile. Par exemple, il a fallu plus de 2 mois et plusieurs relances pour que l'URSSAF prenne réellement en compte notre demande ! Pendant cette durée, nous n'étions pas officiellement employeurs et les démarches pour la couverture santé de nos salariés auprès de la sécurité sociale se sont rallongées d'autant. Enfin, nous sommes toujours en attente du retour de l'inspection du travail pour procéder aux visites médicales obligatoires au début de chaque contrat...

L'aide sur les charges sociales

Nous avons demandé l'aide "Zéro charges" pour les TPE (Très Petites Entreprises). C'est une mesure du gouvernement français pour la relance économique, prise il y a plusieurs mois pour faire face à la crise. Elle nous permet de payer moins de charges sociales sur nos embauches, ce qui est un bon incitateur pour réaliser de nouveaux recrutements. Celle-ci a été prise en compte assez rapidement et nous obtenons effectivement les remboursements d'une partie des charges sociales à la fin de chaque trimestre. L'aide est intéressante mais il faut toujours avancer l'argent et se faire rembourser quelques temps après !

Contrats de prévoyance et de complémentaire santé

Enfin, il a fallu procéder à l'inscription et à la négociation d'un contrat de prévoyance et de complémentaire santé. La prévoyance est une assurance couvrant les frais en cas d'accident voire de décès. Par exemple, si vous ne pouvez plus travailler suite à un accident, la prévoyance maintiendra une bonne partie de votre salaire via des indemnités journalières, au plus de celles de la sécurité sociale. La complémentaire santé permet quant à elle de rembourser les dépenses de santé non couvertes par la sécurité sociale (médicaments partiellement remboursés, soins dentaires, etc.). Nous avons fait le choix de prendre en charge intégralement la cotisation de complémentaire santé, afin que nos salariés soient tous très bien couverts.

La convention collective de l'édition impose la souscription à un contrat de prévoyance entreprises auprès d'un organisme désigné. Après plusieurs formulaires remplis et quelques semaines de retard, nos 2 salariés sont enfin bien couverts tant au niveau de la prévoyance que de la complémentaire santé.

La gestion sociale

Après la mise en place des contrats de travail, il y a toujours beaucoup de travail à fournir :

rédiger les bulletins de paie mensuels en prenant en compte les jours d'absence de chaque salarié, les réductions de charges sociales en cours, etc.
maintenir à jour les compteurs de congés payés de chaque employé
remplir les Déclarations Unifiées de Cotisations Sociales (DUCS)
payer les charges sociales correspondantes
remplir les bordereaux trimestriels et annuels de l'URSSAF et du Pôle Emploi
gérer les demandes diverses des organismes sociaux ou des salariés (justificatif, attestations, etc.)

Tout cela demande du temps et des compétences. En effet, la législation française est assez complexe sur le sujet et elle évolue rapidement. C'est pourquoi nous avons décidé de confier cette mission à notre comptable, qui a l'expérience et les outils pour réaliser des bulletins de paie et des déclarations, légalement valables.

Les prochains seuils

Maintenant que tout est mis en place pour nos salariés, cela va être très facile pour nous de recruter davantage. C'est d'ailleurs déjà le cas puisque nous recherchons actuellement un commercial. Mais après de nouvelles embauches, nous arriverons à de nouveaux seuils, impliquant de nouvelles démarches et une organisation plus poussée : 10 salariés, 20, 25, 50... A partir de 11 salariés, il faudra élire des délégués du personnel ; à partir de 25, rédiger un règlement intérieur ; à partir de 50, mettre en place un Comité d'Entreprise, etc. Bien sûr, rien n'empêche de s'y pencher plus tôt ! Si vous souhaitez en savoir plus sur les effets de seuil dans le recrutement, je vous invite à lire un article de l'Express détaillant les règles applicables à partir de chaque seuil.

17 commentaires

jeudi 8 octobre 2009

Simple IT est-elle vraiment une start-up ?

Par Mathieu Nebra le jeudi 8 octobre 2009, 16h39

C'est une question que je me suis posée hier à la lecture d'un article intéressant du magazine Capital (que je recommande vivement au passage). Cet article était intitulé sur un ton un brin provocateur : "Facebook gagnera-t-il un jour de l'argent ?".

Cela m'a amené à amorcer une petite réflexion de fond sur ce qu'est vraiment une start-up, ce qui la caractérise, ses forces et faiblesses habituelles. Loin de moi l'idée de vouloir comparer Facebook à Simple IT (comment le pourrais-je ?), mais j'ai découvert qu'il y avait des choses intéressantes à raconter sur le fonctionnement de ce qu'on appelle des start-up.

Facebook gagnera-t-il un jour de l'argent ?

Pour bien situer le contexte et comprendre ce qui m'a amené à écrire ce billet, il faut au minimum savoir de quoi parle l'article en question. De Facebook bien sûr, mais surtout de la façon dont s'y prend l'entreprise pour gagner de l'argent (c'est le sujet qui intéresse Capital après tout :p ). Le saviez-vous ? Facebook, ce site auquel se connecte à peu près toute la planète et dont tout le monde parle (même bientôt les martiens), ne gagne pas d'argent. Pire, il en perd. Et ce depuis le début.

Facebook a 6 ans d'existence et n'a jamais gagné un dollar. Facebook est gratuit pour les utilisateurs, certes. Il compte en partie sur la publicité pour gagner de l'argent, mais on a tous compris à l'heure actuelle qu'un business model basé entièrement sur la publicité est au mieux bancal, au pire très dangereux. Facebook développe donc de nouveaux services, dont des applications qui pourront devenir payantes, des services aux entreprises mais aussi un concurrent de Paypal pour le paiement en ligne qui s'annonce prometteur.

En attendant, Facebook ne gagne pas d'argent. Son bilan est négatif : il paie plus ses salariés (plusieurs centaines au moins) et ses serveurs (plusieurs milliers) qu'il ne gagne d'argent. Et ça fait 6 ans que ça dure. Mais comment fait Facebook pour survivre s'il perd de l'argent ? D'où vient l'argent qui le fait vivre ?

Levées de fonds

C'est ce que font une grande majorité des start-up. Pour démarrer, elles demandent des fonds à des gens qui ont de l'argent : des business angels pour des "petits montants", des sociétés de capital-risque pour obtenir plusieurs millions. Depuis les débuts de Facebook, ce sont plusieurs centaines de millions de dollars qui ont été injectés dans l'entreprise. Ce n'est pas de l'argent qui a été gagné, simplement du "carburant" qui a été mis dans la boîte pour qu'elle démarre.

Or, ceux qui ont injecté de l'argent dans Facebook (Microsoft en fait partie d'ailleurs) ne l'ont pas fait par pure philanthropie. Ils espèrent bien que l'entreprise gagnera de l'argent et qu'ils pourront toucher enfin des dividendes sur ces bénéfices. Et ils commencent d'ailleurs à s'impatienter quelque peu. Comme le dit l'article, 6 ans pour une entreprise est "un âge respectable où il est de bon ton de commencer à gagner de l'argent".

Parce que ne nous leurrons pas, cet argent sur lequel vit Facebook peut être comparé à un système d'aide respiratoire. Si on le lui enlève, demain Facebook fait faillite, doit mettre la clé sous la porte et fermer son site (et la productivité dans tous les pays du monde se mettra à augmenter d'un coup :p ). La question qu'on pourrait plutôt se poser est : "Facebook est-il pressé de gagner de l'argent ?". Probablement, un peu. Mais la notoriété du site est telle qu'ils savent aussi qu'ils peuvent encore lever des fonds et récolter de l'argent par le même biais quelques temps.

Bien qu'utile, c'est un système dangereux car il est artificiel. C'est comme ça qu'au début des années 2000 a éclaté la "bulle internet" : les entreprises ont trop compté sur ce système artificiel et tout s'est écroulé.

Qu'est-ce qu'une start-up ?

J'en viens maintenant au sujet. On dit que Facebook est une start-up (on a du mal à l'imaginer vu la taille du site, et pourtant c'est vrai). On le compare à une start-up pour 2 raisons :

Parce qu'il en conserve l'esprit, la culture : implanté en Californie, on vient au bureau en tongs et chemise à fleurs. C'est presque une image d'Epinal je le reconnais, mais l'esprit est là. En fait, Mark Zuckerberg (le créateur) se serait mis à porter des costards seulement récemment. ;-)
Parce qu'il n'a toujours pas démarré. Sous-entendu, gagné de l'argent, on vient d'en parler.

On a souvent parlé de Simple IT comme d'une start-up jusqu'ici, mais est-ce qu'on correspond vraiment à cette définition ?

Certes on a un côté "esprit start-up", vu la forme de nos bureaux, le canapé et la Wii pour se détendre pendant les pauses. Bon on ne vient pas au bureau en tongs et chemise à fleurs, mais il faudrait être un peu dérangé pour venir habillé comme ça au bureau à Paris en plein mois d'octobre. :p
En revanche, on n'a pas jusqu'ici fait de levée de fonds. On est entièrement indépendant et, si on ne gagne pas (encore) d'argent, on n'en perd pas non plus. Nos comptes sont à l'équilibre depuis la première année.

En fin de compte, ce dernier point me fait penser que notre positionnement est un peu différent des start-up habituelles. A cela il faut rajouter :

Qu'on ne compte pas être une boîte "purement web", puisqu'on se lance aussi dans l'édition avec le premier livre que l'on prépare activement. Cela nous différencie de l'image des start-up qui sont le plus souvent des boîtes qui "font un site web et espèrent gagner de l'argent grâce à la pub" (je caricature, ne jetez pas de tomates :D ).
Que l'on cherche à être rentable rapidement plutôt que de vivre artificiellement pendant des années. Si une bulle "web 2.0" éclate (comme certains le pronostiquent) on aura d'autant plus de chances de survivre. Sinon, c'est le naufrage assuré.

Il n'y a pas une seule bonne façon de faire. L'avenir nous dira si nous avons fait de bons choix, mais à l'heure actuelle nous sommes assez confiants. :)

41 commentaires

mardi 24 mars 2009

Dynamique Entrepreneuriale, le journal des entrepreneurs

Par Mathieu Nebra le mardi 24 mars 2009, 13h54

Un collègue m'avait parlé il y a quelques mois d'un journal dénommé "Dynamique Entrepreneuriale" exclusivement consacré aux entrepreneurs. Je me suis montré intéressé car, sauf erreur de ma part, il n'existe pas vraiment de journal qui soit consacré aux créateurs d'entreprise (ou à ceux qui aspirent à l'être).

Dynamique Entrepreneuriale

Tout d'abord, précisons qu'il s'agit d'un journal gratuit (financé par la publicité donc), qui devrait à terme être un mensuel.

Cela fait quelques temps que le projet a démarré, et j'ai eu l'occasion d'avoir un ancien numéro entre les mains. Je dois avouer que je n'étais pas convaincu : les sujets abordés qui touchent directement les entrepreneurs étaient rares, et on avait droit à des interviews de quelques personnalités... qui ont certes peut-être été entrepreneurs, mais qui sont aujourd'hui à la tête d'une entreprise bien plus grosse dont les problématiques diffèrent de celle d'un entrepreneur qui démarre. Autant dire que je ne me reconnaissais pas là-dedans et je ne devais pas être le seul.

Je viens d'apprendre qu'un nouvel exemplaire du journal vient de voir le jour. Plus complet et plus concret, j'ai été assez conquis et j'en ai lu une bonne partie avec intérêt. La bonne nouvelle, c'est qu'il est gratuit, tiré sur papier mais aussi disponible en ligne en libre accès.

(je ne suis pas fan du tout de la version Flash, mais il y en a peut-être qui ont besoin de retrouver la "sensation" d'un journal papier :-°)

Je vous invite à le lire. Pas besoin d'être entrepreneur, il suffit simplement d'être intéressé par l'entrepreneuriat (et de vouloir peut-être plus tard créer votre entreprise).

Ce numéro, outre quelques interviews intéressantes (notamment du PDG de Deezer) et articles de fond, fait la part belle aux financements. On n'a pas tous 100 000 euros en poche pour démarrer une activité qui a besoin d'une telle somme. C'est pour cela que des moyens pour trouver tout cet argent existent, et ils sont nombreux. Encore faut-il le savoir. Parmi les personnes à consulter qui peuvent se montrer intéressés pour vous aider à vous financer :

La famille et les amis (c'est en général les premiers que l'on consulte)
Les aides publiques (à ne surtout pas négliger)
Les business angels (des particuliers qui ont l'expérience de la création / gestion d'entreprise et qui aiment aider les jeunes qui se lancent)
Les (riches) particuliers assujettis à l'ISF, qui peuvent faire notamment des économies d'impôts en investissant chez vous
Les banques (mais on a connu des périodes plus propices pour avoir un crédit bancaire)
Les fonds d'investissements (ils peuvent mobilier beaucoup d'argent mais s'intéressent surtout aux entreprises à fort potentiel)

Autant de pistes à explorer. Lisez les articles si vous souhaitez en savoir plus ! ;o)

7 commentaires

samedi 14 mars 2009

Sachez vous entourer

Par Mathieu Nebra le samedi 14 mars 2009, 14h28

J'ai eu l'occasion ces derniers jours de rencontrer de nombreux entrepreneurs, que ce soit lors d'une soirée d'anciens ou lors d'un salon (comme le salon du livre). Cela a été pour moi l'occasion de discuter et d'échanger nos expériences.

Sans rentrer dans le détail, j'ai découvert plusieurs entrepreneurs du même âge que moi (et même des plus jeunes) qui ont tous un projet auxquels ils croient dur comme fer.

Pourtant, cela ne doit pas cacher que le plus grand problème d'ordre psychologique auquel on doit faire face en tant qu'entrepreneur, c'est la solitude.

Non, vous n'êtes pas seul

(et si vous vous sentez seul, c'est qu'il y a un problème à régler)

Ce qui m'a le plus interpelé, et c'est pour cela que je voulais en toucher un mot aujourd'hui, c'est que contrairement à la croyance populaire un entrepreneur est rarement seul. Parmi les personnes que j'ai rencontrées, aucune ne se lançait seule dans un projet de création d'entreprise. J'ignore si c'est surtout le cas chez les jeunes entrepreneurs. Peut-être après tout, ce serait logique : on a moins d'expérience, donc on doit additionner nos connaissances pour être au point. En revanche, lorsqu'on est plus âgé et expérimenté, on peut plus facilement se lancer seul. Il est vrai que quand on a créé une entreprise, on a plus facilement tendance à recommencer (d'où le terme de serial-entrepreneur).

Mais soit, tout le monde ne naît pas avec la science infuse. Vous pouvez être un crack des technologies web et imaginer une application révolutionnaire, vous ne serez toujours qu'un technicien (et je tiens à préciser que ce terme n'a pas de connotation péjorative). Etre bon ne suffit pas, il faut aussi être ouvert, reconnaître et accepter ses propres lacunes pour pouvoir les combler grâce à d'autres personnes.

"Entourez-vous de gens meilleurs que vous". Combien de fois est-ce que j'ai entendu cette phrase...

C'est tout d'abord une leçon d'humilité : parce que vous n'êtes pas le meilleur en tout, sachez reconnaître où sont vos faiblesses et recrutez quelqu'un qui est bien meilleur que vous dans ce domaine. Ce n'est pas un mal. L'entrepreneur n'est pas celui qui sait tout et fait tout, mais celui qui sait le mieux former une équipe et la pousser à se surpasser.

Alors, la dream team parfaite, c'est quoi ?

Constituez une équipe qui se complète

(une bonne équipe s'entraide et ne se marche pas sur les pieds)

Il y a en fait dans toute entreprise 3 pôles de compétences à retenir :

Les techniciens : ils développent le produit. Ce ne sont pas nécessairement des programmeurs, mais ce sont ceux qui ont la connaissance du produit et qui sont capables de le reproduire et de l'améliorer. Dans une entreprise de maçonnerie, les maçons sont donc les techniciens.
Les commerciaux : ils vendent le produit. Si notre entreprise de maçonnerie construit de superbes villas mais qu'aucun commercial ne les vend, vous serez peut-être les meilleurs mais personne ne le saura et... surtout vous ne gagnerez pas d'argent.
Les financiers : ils ont une vision plus globale et stratégique de l'entreprise. C'est pour la plupart des gens une fonction bien obscure, et pourtant elle est tout à fait indispensable. Les financiers surveillent l'évolution du chiffre d'affaires et du résultat (bénéfices ou pertes) et anticipent les besoins en liquidités (argent). Ils vont gérer la trésorerie, c'est-à-dire l'argent que vous avez en banque. Pour l'entreprise de maçonnerie, ils souhaitent par exemple construire un pavillon de 5 villas sur la côte d'azur mais voient qu'ils n'ont pas assez d'argent pour mener à bien ce projet et embaucher suffisamment de maçons. Ils vont soit demander un emprunt à leur banque (difficile par les temps qui courent :-° ) soit effectuer une ouverture de capital et faire rentrer ainsi un nouvel actionnaire dans l'entreprise qui amènera de l'argent frais.

Si vous souhaitez démarrer une entreprise, il faut donc en théorie au minimum être 3 :

Un technicien (chef produit)
Un commercial
Un financier

Bien entendu, c'est la théorie. Nous-mêmes, Pierre et moi, avec Simple IT nous ne sommes que 2. Je suis plutôt du côté produit (donc la technique, et pourtant je ne code pratiquement pas, comme quoi ça n'est pas forcément lié) et Pierre est plutôt du côté commercial. Quant au côté financier, nous le gérons et le surveillons à 2. C'est une autre configuration possible que la configuration théorique que je viens de vous présenter.

Que retenir ?

Que faut-il retenir de cela ? Deux choses.

Si vous vous lancez dans une création de boîte à 3 et que vos 2 partenaires sont comme vous des geeks passionnés, vous allez peut-être développer un super produit, mais il n'y aura personne pour le vendre. Ou du moins personne qui saura le vendre correctement. Et là, vous courez à la catastrophe : dans quelques mois (ou années) vous allez vous impatienter de ne pas gagner un centime et finalement jeter l'éponge, alors que vous aviez réalisé un bon produit.

A l'inverse, mais j'imagine que ce sera moins le cas parmi nos lecteurs, si vous êtes une équipe constituée uniquement de commerciaux, ce n'est pas bon non plus. Vous savez vendre, mais vous n'avez aucun produit derrière à vendre. En somme, vous vendez du rêve ! (et croyez-moi, il y a beaucoup de gens qui réussissent comme ça !). Cependant, cette configuration n'est pas plus souhaitable, parce que tôt ou tard vos clients vont se rendre compte que vous n'avez en fait rien de concret qui marche à proposer, et à ce moment-là je vous conseille d'être loiiiiin loin loin lorsque la fureur du client se fera entendre. :D