Simple It, le Blog

Articles incluant le tag : paris

Visite guidée de nos nouveaux bureaux sur le boulevard Haussman

Une autre vue de l'accueil chez Simple IT

Bienvenue chez Simple IT

Déjà presque 3 mois que nous avons pris possession de nos nouveaux bureaux sur le Boulevard Haussmann. Depuis, nous avons tous pris nos petites habitudes : passer prendre un café au Starbucks en bas pour certains, marcher quelques minutes jusqu’au métro pour d’autres, déjeuner dans les endroits bons et pas trop chers du quartier…

Ce changement devenait plus que nécessaire car nos locaux précédents devenaient de plus en plus étroits. Nous ne pouvions plus accueillir de salariés ou de stagiaires supplémentaires, faute de place, alors que le travail ne manquait pas.

Nous avons passé plusieurs semaines entre les cartons, le temps de recevoir tous les bureaux et le mobilier. Nous avons installé le tout au fur et à mesure. Nous avons également pris le temps d’organiser et de décorer l’ensemble. Il ne nous manque plus que… quelques plantes vertes !

Bref, après ces 3 mois, il était plus que temps que l’on vous fasse visiter ces grands et lumineux bureaux.

… Lire la suite ►

Visite guidée de nos nouveaux bureaux

Nous avons déménagé il y a peu de nos premiers bureaux à Bourg-la-Reine vers de nouveaux locaux, plus spacieux, dans le centre de Paris (9e arrondissement). Nous parlions de cela dans un précédent billet.

Nous venons de terminer les travaux, l’installation du nouveau mobilier et même la déco ! Nous pouvons (enfin) vous montrer les bureaux de Simple IT, personnalisés à notre façon.

Il faut en effet savoir que nous avons entièrement refait ces bureaux, du sol au plafond en passant par les murs et la plomberie. Cela a pris quelques mois de travaux et pas mal de temps de finitions, mais nous sommes enfin heureux de pouvoir dire que nous sommes chez nous (même si ça sent toujours un peu la peinture !).

Allez hop, suivez-moi, je vous fais visiter !

Entrée, accueil, espace développeurs

Lorsqu’on ouvre la porte d’entrée, on ne peut pas le manquer : Zozor prend tout le mur en face !

Bureau des développeurs web

Actuellement, les développeurs sont au nombre de 3 ou 4 selon les jours. Nous allons monter à 6 dans le courant de l’été.

Sur la gauche de la photo, on ne le voit pas ici mais il y a un espace détente avec canapé (un des rares éléments que nous projetons de changer) ainsi que l’inusable Wii, des magazines, des livres et bien entendu une panoplie de LdZ. ;o)

Quand on passe dans cet espace développeurs, on entend surtout des mots barbares comme “Attends j’update le code et tu pourras pull ensuite”, “C’est quoi la lib que tu utilises ?”, “Merde bordel ça marche pas sous IE”, etc etc. :D

Espace chargés de clientèle

Si on prend à droite depuis l’espace développeurs, on arrive dans le bureau des chargés de clientèle, là où on est en contact permanent avec les libraires pour le LdZ, les annonceurs pour la publicité sur le Site du Zéro ainsi que des journalistes pour la partie communication.

Bureau des chargés de clientèle

Ce bureau est aussi bien animé, le téléphone y sonnant souvent, pour contacter des clients, des partenaires, des libraires… On y sent une forte odeur de café, les commerciaux étant curieusement beaucoup plus consommateurs de cette boisson que les développeurs.

On y lit souvent à voix haute quelques messages reçus depuis le formulaire de contact, parfois surprenants, souvent touchants, quelques fois collector… tout en buvant du café !

Notez qu’il y a plusieurs autres bureaux dans cette pièce, notamment à gauche de la photo.

Cuisine et espace déjeuner

On accède à cette pièce cuisine depuis l’espace développeurs ainsi que depuis l’espace chargés de clientèle. On a une grande table, un frigo, une cafetière (utilisée à longueur de journée), un micro-ondes, et bientôt des plaques de cuisson et un lave-vaisselle (on espère ;o).

Cuisine

Le frigo est souvent rempli de jus de fruits, les placards de biscuits, mais ceux-ci disparaissent à la vitesse de la lumière. :p

Pour le moment le midi, nous rapportons surtout des sandwichs, paninis, salades, pâtes depuis les petits restos du quartier. Il faut dire qu’on a un choix énorme de très bons produits tout autour de nous, malheureusement à des prix défiant toute concurrence (dans le mauvais sens !). Avec les beaux jours, on mange assez souvent dehors maintenant.

Bureaux des gérants

Autrement dit “Bureaux des patrons”, si vous préférez. C’est là que nous travaillons Pierre et moi !

Bureaux de Mathieu et Pierre

On y parle… de beaucoup de choses ma foi ! De clients, de fournisseurs, de rendez-vous, de projets (fous et moins fous) mais aussi de la qualité inégalée des biscuits Dinosaurus à travers les âges.

Bon nombre de décisions stratégiques y sont prises chaque jour. Il ne se passe pas un jour sans que nous devions faire un choix sur des sujets aussi variés que le type de papier de la future impression du Livre du Zéro, le choix d’un fournisseur pour le ménage et d’un autre pour la sécurité incendie, ou encore de la meilleure date pour commander les futurs ordinateurs pour préparer l’arrivée des prochains développeurs !

Espace réunion

Cet espace réunion se trouve dans la même pièce que le bureau précédent. On y trouve une grande table de réunion, l’inévitable tableau blanc et un grand sticker aux couleurs de Simple IT sur le mur ! ;o)

Espace de réunion

On vient souvent ici pour de (courtes) réunions pour voir notamment l’avancement des projets de chacun, comme par exemple l’état de la migration vers Symfony du SdZ. Nous y rencontrons aussi des clients et des fournisseurs lorsque ceux-ci sont sur Paris, avec qui nous discutons, négocions, organisons et validons nos accords. Bref, c’est animé !

Voilà pour le tour !

Vous avez vu les principales pièces de nos nouveaux bureaux, mais il faudrait rajouter l’espace baie technique où le routage des données de l’entreprise s’effectue et où se trouve l’imprimante (pas très intéressant à photographier), ainsi que l’espace “salle de bains” puisque nous avons un lavabo, des toilettes et une grande douche pour nous rafraîchir après le sport ! :o)

Ces bureaux font en tout 94m² et, comme vous pouvez vous en rendre compte, nous avons déjà bien pris nos marques !

ps : pour ceux qui voudraient comparer, nous avions présenté nos précédents bureaux il y a tout juste un an dans un billet !

Les bureaux sont finis ! (2/2)

Comme expliqué précédemment, nous étions en recherche de nouveaux bureaux en location sur Paris. Nous les avons maintenant trouvés et nous y sommes même bien installés ! Mais cela n’a pas été une mince affaire car nous avons réalisé de gros travaux avant d’emménager. Ce billet est l’occasion de présenter ce qu’a été la phase de préparation et d’emménagement. Nous ferons un autre billet courant avril pour vous faire une visite guidée de notre nouveau siège social, avec bien sûr un maximum de photos !

La recherche des bureaux et la négociation

Les locaux, avant les travaux... Les bureaux trouvés se situent au 23 Rue Le Peletier, 75009 Paris, à côté des stations de métro Le Peletier et Richelieu Drouot. Nous avons visité ces locaux une première fois mais sans vraiment accrocher car l’ancien locataire, un commissaire priseur, y avait entreposé un tel bazar qu’il était difficile d’imaginer y travailler. Puis, après quelques jours, nous sommes revenus sur notre décision car ces bureaux avaient un excellent potentiel. En effet, ils sont situés en plein centre de Paris, à proximité de l’Opéra Garnier, dans le quartier des affaires. De plus, le loyer est peu cher comparé aux autres bureaux visités et la surface bien aménagée. Par contre, il fallait y réaliser de nombreux travaux. En échange de ces rénovations, le propriétaire pouvait accorder quelques mois de loyer gratuits. Les travaux sont aussi l’occasion d’avoir une surface neuve et aménagée à notre goût. C’est pourquoi nous avons décidé d’entamer une négociation avec le propriétaire en faisant une offre de location.

Nous avons donc proposé de réaliser de lourds travaux en échange de 4 mois de loyer offerts ainsi qu’une baisse des honoraires de transaction. Après de très nombreux aller-retours entre l’ancien locataire, l’agence immobilière, le gestionnaire, le propriétaire et nous, nous sommes tous tombés d’accord, en ayant mis chacun un peu d’eau dans notre vin… Nous avons alors signé le bail et pris possession des lieux le 15 janvier dernier.

La recherche d’entrepreneurs du bâtiment

J’ai eu l’honneur d’être le chef de chantier et donc de m’occuper du choix des entrepreneurs, de leur coordination et du suivi des travaux. Nous avions convenu d’opérer les travaux suivants :

  • Réfection de l’électricité (installation de goulottes périphériques…)
  • Installation d’un réseau informatique
  • Création d’une cuisine avec évier, meubles et plan de travail
  • Réfection des toilettes et installation d’une douche
  • Pose d’un beau parquet au lieu d’une moquette
  • Peinture des murs, du plafond, des portes et des radiateurs

Un devis reçu pour les rénovations de nos bureaux J’ai donc contacté de nombreux entrepreneurs pour avoir des devis. Les sources ont été larges : pages jaunes, Internet, conseils d’amis… Je me suis assez vite rendu compte qu’il fallait prendre 2 rendez-vous pour espérer en avoir réellement un. Beaucoup de personnes ne venaient pas, sans prévenir… Puis, j’ai eu de belles surprises entre les différents devis. En moyenne, nous avons réalisé 5 devis pour chaque prestation et les montants pouvaient varier du simple au triple.

La langue a également été un gros problème. Plus de la moitié des personnes travaillant dans le bâtiment est étrangère et nombreuses sont celles qui ne parlent pas bien français, voire pas du tout. Cela engendre des difficultés pour communiquer et faire comprendre ce que l’on veut faire. On peut même en arriver à des énormités comme le devis ci-contre que j’ai reçu par fax après une visite (non ce n’est pas un fake :D ).

Après avoir choisi nos prestataires, il restait à gérer le délai : nous nous étions fixés le 15 mars comme étant la date de notre emménagement. Cela faisait donc uniquement 2 mois pour réaliser tous les travaux.

Le déroulement des travaux

En cours de travaux Afin de bien suivre l’avancement des travaux et leur bonne exécution, je rendais des visites quasiment tous les jours. Cela permettait de régler les petits détails, de répondre aux questions des ouvriers et d’être attentif aux finitions. Malgré tout, nous avons rencontré un certain nombre de problèmes :

  • le plombier ne s’est pas avéré très compétent : quelques jours après notre emménagement, un tuyau de chauffage a explosé au plafond, au niveau d’une soudure, inondant ainsi le placard de la chaudière, tâchant la peinture blanche toute neuve…
  • les délais étaient très serrés : la dernière latte de parquet a été posée la veille au soir de l’arrivée du camion de déménagement !
  • les finitions n’ont parfois pas été parfaites.
  • le budget a, comme toujours, légèrement dérapé.

Heureusement, certains entrepreneurs conscencieux nous ont aidé et ont corrigé les erreurs des autres, tout en faisant de gros efforts pour tenir les délais. Pour contenir le budget, nous avons aussi mis la main à la pâte : installation de la cuisine, destruction de vieux placards, pose de nombreux petits éléments… Cela n’a pas été facile car il fallait aussi continuer à faire tourner l’entreprise au quotidien mais cela nous a permis de rester raisonnables dans nos dépenses.

Le déménagement

Le chargement du camion de déménagement Le vendredi 12 mars à partir de 16h, nous avons commencé à emballer toutes les affaires de Bourg-la-Reine. Les cartons, sponsorisés par Picard, ont été faits en quelques heures seulement. Le lendemain, nous avons récupéré un camion de location puis nous nous sommes dirigés vers Bourg-la-Reine pour vider et nettoyer le local. A la mi-journée, nous avons roulé vers Paris et vidé tout le camion dans nos nouveaux locaux. Grâce à de nombreux bras qui sont venus nous aider (merci à Adrian, Benoît, Christine, Claire, Julien, Marie, Romain), nous avons réussi à tout faire en une petite journée. :)

Par contre, il nous a fallu plusieurs jours de travail complet pour l’aménagement intérieur : nouveaux luminaires, meubles de cuisine, miroir dans les toilettes, tableau blanc, meubles à remonter, etc. Encore aujourd’hui, je perce quelques trous entre 12h et 14h… Nous espérons ainsi finir définitivement l’aménagement de ces bureaux courant du mois d’avril. Nous pourrons alors vous en faire la présentation avec de nombreuses photos !

Des nouveaux bureaux dans Paris, c’est pour bientôt ! (1/2)

Note : Ce billet est le premier d’une série de deux à propos de notre recherche de nouveaux bureaux. Nous présentons ici l’étape de la recherche des bureaux, et nous vous parlerons un peu plus en détails des bureaux que nous avons trouvés dans un second billet.

Pourquoi déménager ?

Depuis plusieurs mois, nous avons senti une nette accélération dans la croissance de Simple IT : la sortie du Livre du Zéro et l’embauche de nos 2 premiers salariés en sont 2 exemples marquants. Maintenant, nous sommes une équipe de 6 personnes à plein temps, parfois 7 ou 8. Tout naturellement, nos locaux de Bourg-la-Reine commencent à poser un problème d’organisation.

Tour Eiffel

En effet, ceux-ci ne sont constitués que d’une grande pièce, appelée openspace dans le jargon, d’environ 40m². L’avantage est d’avoir une ouverture, une incitation du dialogue et au travail en équipe. L’inconvénient est également cette trop grande proximité. De nombreux problèmes se posent, principalement le bruit et la concentration des personnes. Marie et moi-même sommes régulièrement au téléphone avec des clients, des prospects, des fournisseurs, etc. Le fait d’être pendus au téléphone toute la journée, de l’entendre sonner constamment dérange forcément le reste de l’équipe. Il est très dur d’arriver à être productif lorsqu’il y a toujours quelqu’un qui parle d’autre chose à quelques mètres.

Pour résoudre ce problème et pour faire face au manque de place imminent dans nos bureaux, nous nous sommes mis à la recherche de nouveaux bureaux. Nous voulions une surface plus grande et découpée en plusieurs bureaux. Mathieu et moi habitant tous les deux à Paris, nous avons également souhaité rapprocher notre lieu de travail en choisissant un quartier central de Paris comme emplacement de notre futur siège social. C’est également un point très positif d’avoir une adresse parisienne (et non à Bourg-la-Reine, dont le nom fait sourire) pour l’image de marque auprès de nos fournisseurs et clients ainsi que pour l’accessibilité et les trajets domicile / travail de nos salariés et stagiaires.

La recherche

Depuis plusieurs semaines, je me suis donc attelé à la lourde tâche de recherche de bureaux sur Paris. J’ai donc contacté de nombreuses agences spécialisées dans l’immobilier d’entreprise. Il s’est avéré premièrement que les annonces en direct, c’est-à-dire sans passer par une agence, sont très rares. Nous nous sommes donc contraints à l’idée de devoir payer des frais d’agences. Après quelques explications de ce que nous recherchions, j’ai reçu des dizaines et des dizaines d’offres que j’ai du trier dans un premier temps. Généralement, le tri était facile car certaines annonces ne correspondaient pas à notre recherche, malgré le fait que j’avais donné nos critères… (prix trop cher, surface trop grande, trop petite, locaux trop éloignés du centre, etc.)

Puis, j’ai visité des dizaines et des dizaines de bureaux qui correspondaient, de près ou de loin, à nos critères. Là encore, jolie surprise parfois : j’ai eu l’occasion de visiter des bureaux absolument superbes en haut des Champs Elysées mais aussi des bureaux sans fenêtre, qui n’ont pas été rénovés depuis 20 ans !

Exemple de bureau visité, en piteux état

C’est curieux de voir une aussi grande différence dans la qualité des locaux mais c’est assez révélateur du marché de l’immobilier d’entreprise. Une petite explication s’impose.

Le marché de l’immobilier d’entreprise

Contre toute logique, un bureau coûte beaucoup plus cher à louer qu’un appartement résidentiel ! Pourtant me direz-vous, il n’y a pas de salle de bains, ni de cuisine, etc. Rarement plus que des pièces avec des murs, avec un ou deux WC. Et oui mais ce raisonnement omet un point très important : les entreprises sont des vaches à lait.

En d’autres termes, voici quelques détails de ce que coûte un bureau sur Paris :

  • de 250 à 500 € HT / m² / an
  • rajoutons de 15 à 60 € de charges / m² / an
  • la taxe bureaux sur Paris de 11,30 € / m² / an
  • la taxe foncière de 8,40 € / m² / an
  • les frais de rédaction du bail : 1 000 à 2 000 € HT
  • les frais d’état des lieux : 1 500 € HT
  • les honoraires de l’agence : 30 % du montant du loyer annuel
  • dépôt de garantie de 3 mois de loyer (en résidentiel, c’est un mois maximum, fixé par la loi)

Oui, il y a beaucoup de choses à payer dont la majorité est prise en charge par le propriétaire ou l’agence dans le cas du résidentiel. Un petit exemple ultra classique :

Bureaux moyens de 55m² sur Paris, 300 € de loyer + 30 € de charges :

  • Le loyer mensuel s’élève à (55 * (300 + 30 + 11,30 + 8,40)) / 12 = 1 602,80 € HT = 1 916,95 € TTC à payer par mois
  • La somme à payer à l’entrée dans les locaux est de 1 000 + 1 500 + 30 % * 55 * 300 = 7 450 € HT = 8 910,20 € TTC à payer en une fois au début
  • Enfin, le dépôt de garantie monte à 3 * 55 * 300 / 12 = 4 125 € HT = 4 933,50 € TTC

A titre de comparaison, un appartement T3 de 55m² :

  • Loyer mensuel : 1 350 € TTC
  • Honoraires : 1 250 € TTC
  • Dépôt de garantie : 1 250 € TTC

Enfin, le propriétaire de bureaux n’engage que très rarement des dépenses pour des travaux. Généralement, il laisse le locataire les faire pour lui, en échange de quelques mois de loyer gratuits. C’est ce qu’on appelle la franchise de loyer.

Le bon compromis

Avec nos moyens encore limités, comparés à d’autres sociétés, nous avons décidé de chercher la perle rare : les bureaux bien situés, pas trop chers, avec du cachet. Malheureusement, ces surfaces sont rares, voire n’existent pas. Un compromis s’est alors imposé de lui-même, celui-ci des bureaux bien situés, pas trop chers, avec du cachet mais en mauvais état.

Nous avons donc fait le pari de prendre en charge des travaux de rénovation. Les avantages sont multiples. Le loyer est bon marché et le propriétaire nous offre aussi plusieurs mois de loyers pour rénover les lieux. En plus, nous aménagerons les pièces à nos envies, exactement comme nous le souhaitons. Le seul inconvénient est la gestion des travaux, les factures d’entrepreneurs qui gonflent, les délais qui dérapent…

Le prochain billet présentera les bureaux que nous avons choisi ainsi que la partie “travaux” de l’aventure. D’ici là, il faut s’activer : il ne reste plus qu’un mois et demi avant notre déménagement !